Leiwand gründen

Buchhaltung selber machen oder auslagern.m4a
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Speaker 1
00:01 - 00:33
Buchhaltung. Selber machen oder auslagern? Willkommen, liebe Hörerinnen, liebe Hörer, zu dieser wöchentlichen Podcast-Folge von Leib und Gründen. An meiner Seite sitzt wie immer der liebe Günther Schwarzberger.

Speaker 1
00:34 - 01:00
Ja hallo, hallo liebe Hörerinnen und Hörer, lieber Camillo. Heute geht es wieder mal ums Gründen, so wie jede Woche der Laiwand gründen und heute habe ich eine Frage mitgenommen, die aus meinem Gründungsberatungsalltag praktisch in jeder Gründung vorkommt. Es geht um dieses leidige Thema Buchhaltung. Und wir wissen ja, dass mit jeder Selbstständigkeit auch gewisse Verpflichtungen verbunden sind gegenüber dem Finanzamt.

Speaker 1
01:00 - 01:26
Und eine davon ist, dass wir, egal wie groß oder wie klein wir als Unternehmen sind, immer Buchführungspflichten haben. Und wir als Ein-Personen-Unternehmen haben dann die sogenannte Aufgabe, eine Einnahmen-Ausgabenrechnung zu führen, wie man es in Österreich nennt. Und die Frage ist jetzt, gerade für diejenigen, die sich jetzt mit dem Thema Buchhaltung noch nie beschäftigt haben, und das sind die allermeisten, Was mache ich jetzt? Mache ich das selber?

Speaker 1
01:26 - 01:33
Mache ich das in Excel? Mache ich das auf einem Zettel? Mache ich das mit einem Buchhaltungstool? Wenn ja, mit welchem?

Speaker 1
01:33 - 01:53
Oder sage ich überhaupt, um Gottes Willen, da brauche ich einen Steuerberater. Ich brauche jemanden, der mir da hilft. Freund, Freundin, Mama, Papa oder vielleicht wirklich professionelle Hilfe im Sinn von keinem Therapeuten, sondern von einem Steuerberater oder Buchhalter in. Und diese Frage, Camillo, möchte ich mit dir kurz hernehmen und sagen, okay, was sind denn die Optionen?

Speaker 1
01:53 - 02:22
Was sind Vor- und Nachteile? Und frage mal ganz am Anfang, Camillo, wie machst du es denn in deiner Selbstständigkeit? Ich möchte mich vorab bei allen Hörerinnen und Hörern bedanken, die jetzt noch immer dabei sind und nicht schon wegen dem Titel weitergeschaltet haben oder weil das Wort Buchhaltung zwei, dreimal jetzt vorgekommen ist, schon weggeklickt haben. Bitte hört euch die Folge bis zum Schluss an, es werden sicher sehr lamende Sachen dabei sein und schickt es weiter.

Speaker 1
02:22 - 02:48
Ladet andere Leute ein, sich diese Folge anzuhören, weil ich glaube, es ist ein Mehrwert. Es gibt unterschiedliche Zugänge, wie du die Buchhaltung für deine Selbstständigkeit machen kannst. Ja, Camillo, wie machst es du denn? Ich mache es von Anfang an so gemacht, dass ich mir relativ früh, fast kurz bevor ich gegründet habe, mich auf die Suche nach einem Buchhalter oder Steuerberater gemacht habe.

Speaker 1
02:48 - 03:17
Weil ich wusste, ja, ich habe es in meiner Ausbildung gehabt, ich habe ein bisschen Wissen darüber, aber die Spezialisten sitzen woanders und ich brauche da externe Unterstützung. Das ist das erste, was ich mir quasi zukaufe oder auslagern werde. Für mich war noch nicht klar zu dem Zeitpunkt, was kann ein Buchhalter für mich machen, was kann ein Steuerberater für mich machen, was sind die Kosten und da habe ich mich informiert. Geblieben ist von Anfang an, dass ich die Eingangsausgangsrechnung selbst mache.

Speaker 1
03:17 - 03:46
Ganz simplifiziert kann ich gleich dazu was sagen. Die Umsatzsteuervoranmeldung und auch den Jahresausgleich, also den Einkommenssteuerausgleich Jahresausgleich macht der Steuerberater für mich. Ja genau, also es ist eine wichtige Unterscheidung glaube ich. Es gibt sozusagen die laufende Buchhaltung, die wir machen indem wir unsere Belege uns anschauen, was haben wir an Rechnungen ausgestellt, was haben wir an Rechnungen bekommen.

Speaker 1
03:46 - 04:30
Das ist das eine und das macht der Camillo selber und es gibt dann so zusammenfassende Aufgaben aus dieser Buchhaltung zum Beispiel mit der Umsatzsteuer, wenn ihr die verrechnet oder wenn ihr am Ende des Jahres oder besser gesagt im nächsten Jahr für das vergangene Jahr dann eure Einkommensteuererklärung macht. Dann ist es wahrscheinlich eine gute Idee, da einen Steuerberater dazuzuholen. Nicht, weil man es nicht selber machen darf oder könnte, sondern weil es einfach eine gute Idee ist, da jemanden zu haben, der sich wirklich auskennt, weil halt das Steuersystem in Österreich, in Deutschland ist es auch nicht viel anders, aber in Österreich kann man es definitiv sagen, halt nicht so einfach ist und weil die Wahrscheinlichkeit, dass man irgendwelche Dinge nicht optimal macht, wenn man es selber macht, sehr, sehr hoch ist.

Speaker 1
04:31 - 05:07
Muss nicht unbedingt jetzt danach klingen, dass man es nicht optimal macht oder Fehler macht, sondern es geht auch darum, der Steuerberater weiß oft von Dingen, die man dann auch geltend machen kann, reinrechnen kann, die mir zugute kommen. Das heißt, in der Regel Ist er sein Geld wert und bringt mir sozusagen, er finanziert sich nicht selbst zusätzlich, also das ist ja super lahmend, dass er mir so viel Geld bringt, dass es sich lohnt ihn zu bezahlen und ein bisschen was bleibt für mich dann auch noch übrig. Zum Steuerberater haben wir aber eher eine eigene Folge zum Thema brauche ich einen Steuerberater oder nicht.

Speaker 1
05:07 - 05:34
Bleiben wir jetzt für diese Folge jetzt bei der Buchhaltung und bei der laufenden Buchhaltung. Camilla sagt, du machst das selber von Anfang an. Bei mir war es so, ich habe damit begonnen die Buchhaltung auszulagern. Also ich habe im Prinzip nichts anderes gemacht, also ganz am Anfang meiner Gründung, nichts anderes gemacht als zu sagen, ich sammle meine Belege und schicke die dann an meine Buchhalterin weiter, die verbucht das alles, die kümmert sich um alles und sagt mir dann im Endeffekt, was muss ich

Speaker 1
05:34 - 05:51
dem Finanzamt überweisen oder kriege ich was zurück. Das heißt, ich habe nichts anderes getan. als die Belege gesammelt und vielleicht ein bisschen geordnet, aber das war es dann auch schon. Ich bin aber dann, das muss ich nur ergänzen, dazu übergegangen, das selber zu machen.

Speaker 1
05:51 - 06:19
Mittlerweile mache ich das selber, weil ich nämlich drauf gekommen bin, dass die Buchhaltungstools, die es gibt, tatsächlich in den Jahren, also ich habe jetzt vor über 10 Jahren gegründet, aber jetzt in den letzten Jahren tatsächlich sehr sehr leibend geworden sind. Und dass das Buchhaltung führen sehr sehr einfach geworden ist. Also in meinem Buchhaltungstool, da gibt es die Möglichkeit, dass ich das mit dem Bankkonto verbinde. Das heißt es wird automatisch importiert, welche Umsätze ich gemacht habe am Bankkonto.

Speaker 1
06:19 - 07:03
Dann kann ich meine Belege einfach hochladen und scannen und das wird automatisch ausgelesen. Das heißt ich bin drauf gekommen, dass diese Art von Buchhaltung eigentlich kein Hexenwerk mehr ist, also das hat mit der Vorstellung, dass man da irgendwelche Dinge können muss, überhaupt nichts zu tun, sondern das ist eigentlich teilweise schon vorbereitet, ich muss nur mehr drüber schauen, ich muss nur mehr das OK drücken und das geht eigentlich sehr sehr schnell und im Gegensatz zu früher habe ich jetzt fast schon Spaß dabei meine eigene Buchhaltung zu machen, weil es so easy ist und so simple. Ich muss dir sagen, dass ich bis heute, also ich bin jetzt über sieben Jahre selbstständig, kein Buchhaltungstool habe.

Speaker 1
07:03 - 07:39
Und zwar, ich habe es simplifiziert, bei mir hat Excel bis jetzt funktioniert und die Vereinbarung mit dem Steuerberater, wie wir das machen wollen. Es ist wurscht, liebe Hörer, liebe Hörerinnen, wie es das du machst, es muss für dich passen, aber ich möchte dir eins mitgeben, bitte stimm dich ab mit deinem Buchhalter oder mit deiner Steuerberaterin, je nachdem was du findest, was sozusagen ein guter Weg für euch zwei ist, um das zu bewältigen, weil man muss auch gewisse gesetzliche Rahmenbedingungen einhalten, an alle Hörerinnen. Wir sind auch zu sehen auf YouTube oder teilweise auf Spotify.

Speaker 1
07:39 - 08:17
Und die, die zuschauen, hier hinter mir stehen schwarze Ordner. Das sind meine Belegordner, wo ich ja quasi verpflichtet bin, die sieben Jahre quasi aufzuheben, bevor ich sie vernichte, um quasi Finanzprüfungen oder sowas dann auch standhalten zu können. Und es gibt da diesen Graubereich oder immer wieder die Diskussion, wenn ich was digital mache mit einem Tool oder nicht, muss ich die Originalbelege dann trotzdem aufbehalten oder nicht? Wie ist das mit der Datensicherheit und Manipulationsthematik da genau?

Speaker 1
08:17 - 08:46
Das ist einfach der Punkt, den ich mit dem Steuerberater oder Buchhalterin ein Stück weit andiskutieren muss, einen vernünftigen Weg finden muss, damit ich sozusagen von Anfang an einfach eine Linie drinnen habe und nicht zeitversetzt drauf komme, ups, ich brauche die Belege und ich habe sie jetzt nicht oder ich muss sie mir irgendwie mühsams erarbeiten. Eine Beobachtung, die ich in der Gründungsberatung häufig mache, ist, dass die allermeisten Gründungen sind ja mit relativ schmalem Budget. Das muss man ehrlicherweise sagen.

Speaker 1
08:46 - 09:02
Und man muss sich genau überlegen, wofür man Geld ausgibt und wofür nicht. Und dass man einen Steuerberater braucht, das sehen die meisten Gründerinnen und Gründer ein. Das ist eigentlich gut nachvollziehbar. Und wie du gesagt hast, Camilo, oft rechnen sie es dir auch selber, weil man sich ja viel erspart, dadurch, dass man dieses Service in Anspruch nimmt.

Speaker 1
09:02 - 09:17
Aber bei der Buchhaltung ist es dann doch so, dass der eine oder die andere sagt, aus Kostengründen mache ich selber. Und das ist in Ordnung. Das passt. Aber ich warne vor dem einen, wenn ich selber mache, dann muss ich es auch selber machen.

Speaker 1
09:17 - 09:39
Also ich kann das nicht einfach rauszögern. und eine Vogelstrauß-Politik machen und sagen, okay, ich kümmere mich nicht darum. Und das Problem ist, wenn ich diese Buchhaltung nicht einigermaßen regelmäßig mache, dann sammeln sich diese Belege an und es wird unübersichtlich und es wird einfach wahnsinnig anstrengend. Das ist ein bisschen wie bügeln.

Speaker 1
09:39 - 10:05
Wenn ich regelmäßig bügle, dann ist der Bügelhaufen relativ klein und dann habe ich sozusagen mit relativ wenig Energieaufwand bin ich sozusagen immer so assur. Ich kann sozusagen laufend meine Sachen wegbügeln oder in dem Fall wegbuchen, wenn ich nur einmal im Jahr buche, was theoretisch möglich ist. Also ich muss das nicht laufend machen, also bei bestimmten Umsatzgrenzen. Also wenn ich nicht viel Umsatz habe, dann reicht es einmal im Jahr das zu verbuchen.

Speaker 1
10:05 - 10:40
Aber wenn ich dann hergehe und versuche einmal im Jahr was zu verbuchen und ich versuche mich zu erinnern, okay wie war denn das im Jänner? Das ist jetzt über ein Jahr her. Das ist eine Katastrophe, weil du startest und ich glaube die Vorschreibungen sind quartalsweise oder sowas, habe ich auch damals begonnen, wo es quartalsweise du ja diese Finanzamtmeldungen machen musst. Und da sozusagen dann die letzten drei Monate zusammen zu klamüsern oder auf den Konten nachzuvollziehen oder doch irgendwelche Belege dann zu sammeln, es ist zart, es ist mühsam.

Speaker 1
10:40 - 11:22
Und ich bin ein sehr strukturierter und schon disziplinierter Mensch, würde ich von mir behaupten, aber es fällt mir schwer, diese Quartalsweise zu leben. Und ich habe einmal diese 100.000 Euro Umsatzgrenze überschritten und somit mache ich das jetzt seit diesem Punkt monatlich. Und monatlich ist es sozusagen leichter für mich als dieses Quartalsweise, weil ich dann im Worst-Case-Szenario, wenn ich es nicht wirklich alle zwei Wochen mich hinsetze und das einmal nachziehe, ich habe nicht so viele Rechnungen, die ich schreibe, auch nicht so viele Belege, aber trotzdem, kommt schon was zusammen. Das sind sicher so eine 20-30 Buchhaltungszeilen, die ich halt immer wieder pflegen muss.

Speaker 1
11:22 - 11:40
Einen Monat kann man sich gerade sozusagen noch daran erinnern, aber 2-3 Monate, das wird schon mühsam, wenn es noch länger ist, wird es richtig zart. Genau. Also der Appell, wenn ihr das selber macht, macht das regelmäßig, es zahlt sich wirklich aus, weil wenn ich da zu viel zusammenkommen lasse, wird es echt mühsam. Das ist nicht kompliziert.

Speaker 1
11:40 - 12:15
Also mit meinem Steuerberater haben wir uns da wie gesagt auf ganz eine simple Excel geeinigt. Da sind glaube ich sieben Spalten oder sowas. Du hast das Datum drinnen, du hast den Lieferanten quasi von wem kommt's, die Handyrechnung oder was auch immer. Du hast den Brutto, Ust und Nettobetrag drinnen und du hast dann noch drinnen wann du sozusagen auch tatsächlich, also was es war, Handyrechnung oder sowas und dann hast du vielleicht noch irgendeine Kategorie drinnen, dass du deine Analysen rausziehen kannst, was du vielleicht an Jahresausgaben gemacht hast, aber das

Speaker 1
12:15 - 12:38
ist schon das Minimum. Und das reicht auch nicht. Macht vielleicht noch einen Unterschied zwischen Bauausgabe oder vom Konto abgezogen. Bauausgabe im Sinne von, wenn du mal bei der Tankstelle stehst und du hast deine Businesskontokarte nicht mit und musst jetzt bar zahlen oder privat zahlen, dann kann man das natürlich auch festhalten, aber es gehört halt festgehalten.

Speaker 1
12:39 - 12:59
Was hast du ausgegeben beim Libro fürs Papier? fürs Druckerpapier muss ich auch sozusagen reinhängen. Und zum Abschluss vielleicht noch ein Profitipp zur Buchhaltung für all jene die das selber machen. Man darf sich das Buchhaltung machen auch ein bisschen leihwand machen.

Speaker 1
12:59 - 13:50
Ja, also das muss nicht spätabend sein, am Freitagabend, wenn man eine schwierige Woche hinter sich hat, sondern warum nicht einmal einfach an einem Nachmittag zwei Stunden reservieren, eine schöne Musik aufdrehen, sich einen Kaffee machen oder sonst irgendwas Leibendes zum Essen, zum Trinken und einfach diese Zeit auch genießen. Also die Buchhaltungstätigkeit nicht immer so stiefmütterlich oder stiefväterlich behandeln, sondern warum nicht zu einem Event machen. Man kann ja auch, gerade wenn man viel digital hat, muss man vielleicht gar nicht zu Hause sein, man kann auch irgendwo hinfahren, sich ins Kaffeehaus setzen, dort die Buchhaltung machen, spricht ja alles nichts dagegen, sondern macht es so, dass es euch wirklich Freude macht und sodass es einfacher ist, das regelmäßig zu machen, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass euch die Buchhaltung keinen Stress macht, eigentlich sehr, sehr groß.

Speaker 1
13:50 - 14:08
Genau, du hast das schön auf den Punkt gebracht. in eine Routine reinbringen, in ein Freunden-Event hineinbringen und dann ist es schon die halbe Mitte. Genau. Gut, damit würde ich sagen, Camillo, war es das für heute für diese Folge von Laiwand Gründen.

Speaker 1
14:08 - 14:36
Ich lade euch herzlich ein, unseren coolen Laiwand Newsletter zu abonnieren, wenn ihr das machen wollt. Also es gibt einen Newsletter, den wir einmal in der Woche rausschicken. Dazu gibt es auch Tipps. Rund ums Gründen und Selbstständigkeit und wenn ihr über eure Buchhaltung mit uns sprechen wollt, wir haben auch ein kostenloses Gespräch, das nennen wir Gründungscheckup, da können wir uns über alle möglichen Dinge unterhalten, auch über die Buchhaltung, wenn euch das besonders am Herzen liegt.

Speaker 1
14:36 - 14:48
Genau. Ansonsten würde ich sagen Camillo. Sehen wir uns nächste Woche wieder? Ja, ich freue mich schon auf die nächste Folge mit dir, lieber Günther, und euch Hörerinnen und Hörern.

Speaker 1
14:48 - 15:04
Wie gesagt, man kann uns nicht nur hören, man kann uns auch sehen. Wer Lust hat, schaut mal auf YouTube vorbei, sucht nach Leihwandgründen. Auf Spotify sollte schon das eine oder andere Video auch zu sehen sein. Das ist jetzt neu, dass man dort auch Videos sich anschauen kann.

Speaker 1
15:04 - 15:16
Es freut uns, wenn ihr unseren Podcast konsumiert, egal in welcher Art und Weise. Und ja, dann bleibt mir nur zu sagen, bis nächste Woche und bleibt leibend!